PRIVACYREGLEMENT VOOR ZORGGEBRUIKERS

 

IKOO vzw hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonlijke levenssfeer en verwerkt uw persoonsgegevens dan ook volledig conform de toepasselijke wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Via dit privacyreglement wenst IKOO vzw u zo duidelijk mogelijk te informeren over de wijze waarop het uw persoonsgegevens verwerkt. Meer bepaald vindt u hierin informatie over de volgende aspecten:

 

DEFINITIES

 

Algemene Verordening Gegevensbescherming of AVG:  Verordening (EU) nr. 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG

(in het Engels: General Data Protection Regulation of GDPR)

 

Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon

 

Betrokkene: iedere geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. Deze persoon kan de zorggebruiker zijn, maar bv. ook diens familieleden of huisarts.

 

Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

Het betreft praktisch alles wat wij met uw persoonsgegevens kunnen doen.

 

Zorggebruiker: Onder zorggebruiker wordt in dit privacyreglement verstaan: de gebruikers van het centrum voor dagverzorging, de bewoners van de assistentiewoningen en de gebruikers van de dienst aangepast vervoer.

 

1. Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?

 

U bent zorggebruiker

 

Indien u een zorggebruiker van IKOO vzw bent, dan beschikken wij over de volgende persoonsgegevens over u: 

• administratieve gegevens, zoals uw identiteit, socialezekerheidsinformatie, facturatiegegevens, een inventaris van uw bezittingen in ons woonzorgcentrum, de contactgegevens van uw behandelende arts en van eventuele andere contactpersonen;

• sociale gegevens, zoals levensloopinformatie, persoonlijke kenmerken, alsook wensen, afspraken en eventuele klachten over uw verblijf;

• gezondheidsgegevens, zoals uw medische voorgeschiedenis, diagnoses, eventuele overdraagbare ziekten, geneesmiddelengebruik, alsook de lopende en geplande zorgen en uw wensen hieromtrent.

 

De redenen waarom wij deze persoonsgegevens verwerken, zijn de volgende:

- wij hebben deze gegevens nodig om u onze diensten (inclusief de nodige verzorging) te kunnen aanbieden tijdens uw verblijf, evenals voor de facturatie van deze diensten (uitvoering van de opnameovereenkomst en het verstrekken/beheren van gezondheidszorg- en sociale diensten); 

 

- wij moeten deze gegevens bovendien gebruiken om een individueel dossier over u en eventuele andere dossiers (bv. een klachtendossier, een zorggebruikerslijst voor de hulpdiensten bij brand) aan te leggen om wettelijk erkend te kunnen blijven (wettelijke verplichting);

 

- daarnaast kan het zijn dat wij uw persoonsgegevens verwerken voor andere doeleinden (bv. een publicatie in het bewonerskrantje). Wij zullen u in dat geval tijdig informeren over deze doeleinden en –zo nodig– uw toestemming hiervoor vragen.

 

IKOO vzw zal in bepaalde gevallen uw persoonsgegevens ook kunnen of moeten overmaken aan derden. Voor meer informatie hierover verwijzen wij naar het onderdeel “Gegevensuitwisseling met derden”.

 

U bent kandidaat-zorggebruiker

 

Ook indien u nog niet gebruikt maakt van de diensten van IKOO vzw (Centrum voor dagverzorging, groep assistentiewoningen, dienst aangepast vervoer), maar wel op de wachtlijst staat, beschikken wij reeds over bepaalde persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Het gaat niet enkel om administratieve gegevens, maar ook om sommige sociale gegevens en gezondheidsgegevens.

Wij hebben deze persoonsgegevens immers nodig om uw zorgbehoevendheid te kunnen inschatten in het kader van ons opnamebeleid en om het gebruik van onze diensten administratief voor te bereiden (sluiten van een overeenkomst en het beheren van gezondheidszorg- en sociale diensten).

 

U bent als externe betrokken bij de zorg voor een (kandidaat-)zorggebruiker

 

Indien u als externe (bv. als vertegenwoordiger, familielid, mantelzorger, huisarts of andere externe zorgverlener) betrokken bent bij de zorg voor een zorggebruiker, dan zal IKOO vzw eveneens bepaalde persoonsgegevens over u verwerken. Het gaat met name over identificatie- en contactgegevens, alsook uw eventuele suggesties, opmerkingen en klachten over het verblijf van de zorggebruiker.

Wij hebben deze persoonsgegevens nodig om onze zorggebruikers zo goed mogelijk te kunnen verzorgen (legitieme belangen van IKOO vzw) en om te voldoen aan onze erkenningsnormen (wettelijke verplichting). Het kan ook zijn dat wij uw persoonsgegevens verwerken voor andere doeleinden (bv. een publicatie in het bewonerskrantje). Wij zullen u in dat geval tijdig informeren over deze doeleinden en –zo nodig– uw toestemming hiervoor vragen.

Daarnaast zal IKOO vzw in bepaalde gevallen uw persoonsgegevens ook kunnen of moeten overmaken aan derden. Voor meer informatie hierover verwijzen wij naar het onderdeel “Gegevensuitwisseling met derden”. 

 

GEGEVENSBEVEILIGING BIJ IKOO VZW

 

IKOO vzw, met maatschappelijke zetel Dendermonde (Papiermolenstraat 5) en met ondernemingsnummer 0449.514.133 is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens conform de AVG en de overige privacyregelgeving. Dit wil onder meer zeggen dat IKOO vzw als verwerkingsverantwoordelijke adequate maatregelen voor gegevensbeveiliging zal nemen:

- zo zal IKOO vzw passende maatregelen treffen (bv. paswoorden installeren) om te voorkomen dat onbevoegden toevallig of op onrechtmatige wijze toegang krijgen tot uw persoonsgegevens; 

 

- de medewerkers van IKOO vzw (onder andere verplegers en ander verzorgend personeel, stagiairs, administratief personeel en vrijwilligers) zullen enkel toegang krijgen tot uw persoonsgegevens voor zover dit werkelijk noodzakelijk is voor hun taken;

 

- IKOO vzw zorgt ervoor dat zijn medewerkers gehouden zijn tot geheimhouding en legt hen de nodige instructies op om veilig om te gaan met uw persoonsgegevens (bv. veilig paswoordbeheer). 

 

2. Gegevensuitwisseling met derden

 

In bepaalde gevallen zal IKOO vzw uw persoonsgegevens kunnen of moeten overmaken aan derden, waarna die derde verantwoordelijk zal zijn voor de verdere verwerking van uw persoonsgegevens. Deze gevallen worden hieronder opgesomd. Buiten deze gevallen zullen uw persoonsgegevens niet worden bekendgemaakt aan derden, behalve mits uw toestemming of wanneer dit wettelijk verplicht zou zijn of na anonimisering van uw persoonsgegevens.

 

IKOO vzw kan uw persoonsgegevens, inclusief bepaalde gezondheidsgegevens, meedelen aan uw familie, vertegenwoordigers of mantelzorgers wanneer u dit zelf wenst (toestemming) of wanneer dit noodzakelijk is voor het verstrekken van gezondheidszorgdiensten of sociale diensten. In sommige gevallen zal IKOO vzw namelijk verplicht zijn om uw familie, vertegenwoordiger of mantelzorgers bij de zorg te betrekken en hen dus uw persoonsgegevens over te maken (wettelijke verplichting). 

Na overlijden van een zorggebruiker blijft het beroepsgeheim gelden en zullen uw nabestaanden slechts inzage krijgen in uw medisch dossier via een zorgverlener en voor zover u zich daar niet uitdrukkelijk heeft tegen verzet.

IKOO vzw kan uw persoonsgegevens ook meedelen aan de huisarts of aan andere externe zorgverleners of zorginstellingen voor dit nodig is voor de verzorging en behandeling van de zorggebruiker.

Uw medisch dossier kan via het eHealth platform of via Vitalink (dit zijn overheidsplatformen voor beveiligde gegevensdeling) automatisch geraadpleegd worden door uw zorgverleners die op dat moment bij uw behandeling betrokken zijn indien u hiervoor toestemming heeft gegeven. Deze toestemming hoeft slechts eenmalig te worden gegeven en dit kan via uw huisarts, apotheker of andere zorgverlener, via uw zorgkas, via een ziekenhuis of via de online-toepassing “ehealthConsent”.

IKOO vzw kan bepaalde persoonsgegevens ook doorgeven aan de zorgkas van de zorggebruiker voor zover dit overeenkomstig de toepasselijke socialezekerheidsregelgeving nodig is in het kader van de terugbetaling van verstrekte diensten.

IKOO vzw kan uw persoonsgegevens, waaronder bepaalde gezondheidsgegevens, overmaken aan de politie bij onrustwekkende verdwijning van de zorggebruiker, maar enkel voor zover er gevreesd kan worden voor het leven van de zorggebruiker en indien de gegevens noodzakelijk zijn voor de tijdige opsporing.

IKOO vzw kan uw persoonsgegevens eveneens doorgeven aan overheidsdiensten (bv. de Zorginspectie) voor zover dit noodzakelijk is om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen van IKOO vzw.

Daarnaast doet IKOO vzw ook een beroep op verschillende bedrijfsondersteunende diensten, zoals leveranciers van software of boekhouders. Ook deze derden kunnen toegang krijgen tot uw persoonsgegevens (waaronder mogelijks ook medische gegevens) voor zover dit nodig is om IKOO vzw bij te staan bij het uitvoeren van voormelde diensten. IKOO vzw heeft met deze dienstverleners overeenkomsten afgesloten om te waarborgen dat zij uw persoonsgegevens verwerken op een veilige manier en ze niet gebruiken voor andere doeleinden.

IKOO vzw kan uw persoonsgegevens eveneens doorgeven aan derden die IKOO vzw  bijstaan in het kader van rechtsvorderingen (bv. aansprakelijkheidsgeschillen of onbetaalde facturen), zoals aansprakelijkheidsverzekeraars, gerechtsdeurwaarders en advocaten voor zover dit nodig is voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen.

Indien de bewaring of doorgifte van uw persoonsgegevens zou betekenen dat deze gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden gebracht, dan zal IKOO vzw (of de gezamenlijk verantwoordelijke arts) ervoor zorgen dat hierbij een evenwaardig beschermingsniveau als in Europa wordt gehandhaafd. 

U kan IKOO vzw steeds contacteren om na te gaan welke maatregelen hiervoor werden getroffen en om hiervan desgevallend een kopie te ontvangen.

 

3. Uw rechten

 

Inzage - U heeft steeds het recht om kosteloos inzage te krijgen in de persoonsgegevens die IKOO vzw over u verwerkt, tenzij deze inzage door de wet wordt uitgesloten (zoals bv. de beperkingen op de toegang tot het medisch dossier in het kader van de patiëntenrechtenwet van 22 augustus 2002).

U heeft ook het recht om bepaalde informatie over deze verwerking te ontvangen. Meer bepaald heeft u recht op de volgende informatie:

- het al dan niet bestaan van verwerkingen van uw persoonsgegevens;

- de persoonsgegevens zelf;

- de doeleinden van de verwerking van deze persoonsgegevens;

- de categorieën persoonsgegevens en hun bewaartijd;

- de categorieën ontvangers aan wie deze persoonsgegevens worden verstrekt;

- uw rechten met betrekking tot deze persoonsgegevens;

- de bron van deze persoonsgegevens, indien ze niet bij uzelf werden ingezameld;

- het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming op basis van deze persoonsgegevens, alsook de onderliggende logica en de gevolgen van die besluitvorming.

 

Indien u uw persoonsgegevens niet zelf aan IKOO vzw heeft overgemaakt, dan ontvangt u de nodige informatie bij uw eerste contact met IKOO vzw of wanneer wij deze gegevens aan een derde overmaken en hoe dan ook uiterlijk 1 maand nadat wij uw persoonsgegevens ontvangen hebben.

 

Kopie – U heeft bovendien het recht om kosteloos een kopie te krijgen van uw persoonsgegevens, voor zover u die conform de AVG mag inzien. Indien u meerdere kopieën van dezelfde informatie wenst, behouden wij ons het recht voor om hiervoor een vergoeding voor administratieve kosten aan te rekenen.

U heeft bovendien het recht om kosteloos alle onjuist of onvolledig verwerkte persoonsgegevens (bv. uw adres of telefoonnummer) te laten verbeteren of aanvullen. Slechts indien IKOO vzw vaststelt dat de persoonsgegevens inderdaad onjuist of onvolledig zijn, moeten zij worden verbeterd of aangevuld.

U kan hierbij ook vragen dat uw persoonsgegevens tijdelijk niet verder verwerkt worden (behalve in een aantal wettelijk bepaalde gevallen) totdat de juistheid of volledigheid van uw persoonsgegevens werd gecontroleerd en eventuele onjuistheden/onvolledigheden werden rechtgezet (behalve in een aantal wettelijk bepaalde gevallen). Zie hierover het onderdeel “recht op beperkte verwerking”.

Met betrekking tot persoonsgegevens die op geautomatiseerde wijze worden verwerkt (bv. via computer), heeft u voorts het recht om te vragen dat IKOO vzw een kopie van uw persoonsgegevens in een machineleesbaar formaat (bv. XML) overmaakt aan u en/of rechtstreeks aan een andere instelling of persoon naar uw keuze. 

Dit recht geldt evenwel enkel voor persoonsgegevens die u zelf heeft verstrekt en enkel wanneer de verwerking door IKOO vzw gebaseerd is op uw toestemming of op de nood om uw overeenkomst met IKOO vzw te kunnen uitvoeren. 

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, dan heeft u steeds het recht om deze toestemming in te trekken. Wij zullen uw persoonsgegevens dan niet meer verder verwerken. Dit doet evenwel geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking van uw toestemming.

Wanneer u uw toestemming intrekt, dan kan u tegelijkertijd ook vragen dat uw persoonsgegevens verwijderd worden. Zie hierover het onderdeel “recht op verwijdering”. 

Ook wanneer uw persoonsgegevens zonder uw toestemming worden verwerkt, kan u zich in bepaalde gevallen verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door IKOO vzw. Dit is bv. het geval wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van het gerechtvaardigd belang van IKOO vzw.

Zolang de verwerking evenwel geen vorm van direct marketing betreft, kan IKOO vzw toch verdergaan met de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer dit nodig is voor dwingende gerechtvaardigde redenen. In afwachting van de beoordeling van deze redenen kan u ons wel verzoeken om de desbetreffende persoonsgegevens tijdelijk niet verder te verwerken (behalve in een aantal wettelijk bepaalde gevallen). Zie hierover het onderdeel “recht op beperkte verwerking”.

Indien u meent dat uw persoonsgegevens niet meer mogen worden verwerkt (bv. omdat deze gegevens niet langer noodzakelijk zijn of onrechtmatig worden verwerkt), dan kan u verzoeken dat uw persoonsgegevens definitief verwijderd worden uit de bestanden van IKOO vzw. 

In plaats van verwijdering kan u als alternatief ook vragen dat uw persoonsgegevens wel opgeslagen blijven, maar niet verder worden verwerkt (behalve in bepaalde wettelijk omschreven gevallen). Zie hierover het onderdeel “recht op beperkte verwerking”.

IKOO vzw is echter niet verplicht om de persoonsgegevens te wissen indien ze nog wel rechtmatig verwerkt mogen of moeten worden overeenkomstig de AVG.

In bepaalde gevallen heeft u het recht om te vragen dat uw persoonsgegevens wel nog door IKOO vzw worden bewaard, maar tijdelijk niet verder worden verwerkt. Buiten de gevallen in deze privacyverklaring vermeld bij het recht op verbetering, op verzet en op verwijdering, heeft u dit recht ook wanneer IKOO vzw uw persoonsgegevens niet meer nodig heeft, maar u ze zelf wel nog nodig heeft in het kader van een rechtsvordering.

In sommige wettelijk bepaalde gevallen geldt de beperkte verwerking echter niet en mag IKOO vzw uw persoonsgegevens toch nog verwerken. Deze gevallen zijn de volgende:

- indien u zelf uw specifieke toestemming heeft gegeven voor een bepaalde verwerking;

- indien IKOO vzw uw persoonsgegevens zelf nodig heeft in het kader van een rechtsvordering;

- indien uw persoonsgegevens verwerkt moeten worden ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon; of

om gewichtige redenen van algemeen belang.

 

U heeft bovendien steeds de mogelijkheid om u te verzetten tegen geautomatiseerde verwerkingen van uw persoonsgegevens met het oog op een individuele besluitvorming die voor u rechtsgevolgen of gevolgen met een soortgelijke impact meebrengen. 

IKOO vzw is echter niet verplicht om op dit verzoek in te gaan indien het zich kan beroepen op een wettelijke bepaling of op uw uitdrukkelijke toestemming. Er worden dan wel bepaalde waarborgen voor u voorzien, zoals het recht op menselijke tussenkomst, het recht om uw standpunt kenbaar te maken en het recht om het besluit aan te vechten.

Contactpunt - Als u uw rechten wil uitoefenen, dan kan u dit kosteloos doen door uw verzoek kenbaar te maken, mondeling aan de teamcoach van het desbetreffende centrum voor dagverzorging of de woonassistent, of via e-mail: info@ikoo.be.

 

Verificatie - Indien uw verzoek onduidelijk is of indien er twijfel bestaat over uw identiteit, dan kan IKOO vzw de nodige bijkomende informatie bij u opvragen. Indien u weigert om de nodige informatie te verstrekken, kan IKOO vzw uw verzoek weigeren.

 

Afhandelingstermijn - Na indiening van uw verzoek zal u een ontvangstbevestiging ontvangen en zullen wij zo snel mogelijk en uiterlijk binnen één maand laten weten welk gevolg aan het verzoek zal worden gegeven. Bij complexe of veelvuldige aanvragen kan deze termijn verlengd worden tot drie maanden na de indiening van het verzoek. In dat geval zullen wij u hiervan op de hoogte brengen.

 

Kosteloosheid - Deze verzoekprocedure is in principe volledig kosteloos voor de patiënt. Indien uw verzoek echter kennelijk ongegrond is of indien u buitensporig gebruik maakt van uw rechten, met name door soortgelijke verzoeken overmatig repetitief in te dienen, dan heeft IKOO vzw het recht om deze verzoeken te weigeren of om een redelijke vergoeding aan te rekenen voor de administratieve kosten.

 

4. Bewaartermijnen

 

IKOO vzw respecteert de wettelijk bepaalde bewaartermijn met betrekking tot uw persoonsgegevens:

- voor zorggebruikersgegevens: minstens 2 jaar en maximum 5 jaar na het einde van de hulp- en dienstverlening. Uw medisch dossier zal daarna verder worden bijgehouden door uw behandelende arts;

- voor persoonsgegevens vervat in fiscale documenten: 7 jaar.

Alle andere persoonsgegevens worden bewaard zo lang dit nodig is voor het doel waarvoor ze door ons worden verwerkt. Voor meer informatie hierover kan u steeds contact opnemen met de teamcoach van het desbetreffende centrum voor dagverzorging of de woonassistent, of via e-mail: info@ikoo.be.

 

5. Vragen of klachten?

 

Indien u meent dat de bepalingen van dit Privacyreglement of van de AVG niet worden nageleefd, dan heeft u het recht klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be). 

Indien u klachten of andere vragen heeft, verzoeken wij u echter vriendelijk om deze eerst aan ons voor te leggen, mondeling aan de teamcoach van het desbetreffende centrum voor dagverzorging of de woonassistent, of via e-mail: info@ikoo.be, zodat wij naar een oplossing voor uw probleem kunnen zoeken. 

 

6. Wijzigingen 

 

Dit privacyreglement is opgesteld op 01/12/2024. IKOO vzw behoudt zich het recht voor te allen tijde wijzigingen aan dit privacyreglement aan te brengen. Raadpleeg dus zeker altijd de meest recente versie van ons privacyreglement. U kan dit steeds vinden op onze website.